Πώς να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο που λειτουργεί πραγματικά στην καθημερινή εργασία ενός φορέα
Όταν ένας φορέας αρχίζει να σκέφτεται έναν νέο ιστότοπο, συχνά ξεκινά με μία αόριστη σκέψη: «Χρειαζόμαστε ανανέωση.» Όμως μια πιο όμορφη εμφάνιση από μόνη της δεν αρκεί. Ένας δήμος χρειάζεται να δημοσιεύει πληροφορίες με σαφήνεια για τους δημότες, ένα σχολείο χρειάζεται να ενημερώνει γρήγορα τα ωρολόγια προγράμματα και τα νέα, ένα μουσείο χρειάζεται να παρουσιάζει εκδηλώσεις με πρακτικό τρόπο, και μια βιβλιοθήκη χρειάζεται να μην ανησυχεί για το πώς θα αναρτήσει μια αλλαγή στο ωράριο λειτουργίας πριν από μια αργία.
Αυτός ακριβώς είναι ο λόγος για τον οποίο το ερώτημα πώς να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο για έναν δημόσιο φορέα δεν αφορά μόνο τον σχεδιασμό. Αφορά την καθημερινή χρήση, τις αρμοδιότητες, την προσβασιμότητα των πληροφοριών και τους ανθρώπους που θα συντηρούν αυτόν τον ιστότοπο μετά την έναρξη λειτουργίας. Αν η απόφαση λαμβάνεται από έναν διευθυντή, έναν υποδιευθυντή, έναν υπεύθυνο επικοινωνίας ή έναν συντονιστή πληροφορικής, το βασικό δεν είναι η τεχνική ορολογία, αλλά μια σαφής διαδικασία.
Παρακάτω παρατίθεται ένας πρακτικός οδηγός, βασισμένος στον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιείται πραγματικά η ανάπτυξη ιστοτόπων σε δημόσιους φορείς στην ΕΕ.
1. Ανάλυση αναγκών: ξεκινήστε όχι με τον σχεδιασμό, αλλά με ερωτήσεις
Ένα συνηθισμένο λάθος είναι απλό: αρχικά κοιτάζουν ποιος ιστότοπος φαίνεται όμορφος σε έναν γειτονικό φορέα. Στη συνέχεια εμφανίζεται η επιθυμία για «κάτι παρόμοιο». Όμως η παρόμοια εμφάνιση δεν σημαίνει ότι ο ιστότοπος θα ταιριάζει στη δουλειά σας.
Πριν μιλήσετε για χρώματα ή στοιχεία μενού, αξίζει να καθίσετε με τους ανθρώπους που θα χρησιμοποιούν τον ιστότοπο καθημερινά. Συνήθως πρόκειται για τη διοίκηση, έναν υπεύθυνο επικοινωνίας, έναν γραμματέα, έναν ειδικό πληροφορικής και, μερικές φορές, εκπροσώπους από διάφορα τμήματα. Ο στόχος εδώ είναι ένας: να συμφωνήσετε σε τι χρειάζεται ο ιστότοπος και τι πρέπει να μπορούν να βρίσκουν εκεί οι χρήστες μέσα στα πρώτα 10 δευτερόλεπτα.
Τι αξίζει να διευκρινιστεί από την αρχή
- Ποιοι είναι οι κύριοι επισκέπτες; Δημότες, γονείς, μαθητές, ασθενείς, επισκέπτες εκδηλώσεων, προσωπικό;
- Ποιες πληροφορίες αναζητούν συχνότερα; Στοιχεία επικοινωνίας, ωράριο λειτουργίας, έγγραφα, φόρμες εγγραφής, νέα, δημόσιοι διαγωνισμοί;
- Ποιος στον φορέα θα ενημερώνει το περιεχόμενο; Ένα άτομο ή διάφορα μέλη του προσωπικού;
- Ποιες ενότητες ή λειτουργίες είναι απαραίτητες από την πρώτη ημέρα; Νέα, εκδηλώσεις, έγγραφα, οργανωτική δομή, στοιχεία επικοινωνίας προσωπικού, αναζήτηση;
- Τι λείπει από τον υφιστάμενο ιστότοπο; Είναι οι πληροφορίες δυσεύρετες, δύσκολο να επεξεργαστούν, γεμάτες παρωχημένο περιεχόμενο ή δεν λειτουργεί ο ιστότοπος σε κινητό;
Ένα πρακτικό παράδειγμα: ένα σχολείο μπορεί να θεωρεί ότι το σημαντικότερο είναι μια ευπαρουσίαστη αρχική σελίδα. Όμως κατά τη διάρκεια της συζήτησης αποδεικνύεται ότι ο μεγαλύτερος πονοκέφαλος δεν είναι αυτός, αλλά το ότι οι εκπαιδευτικοί δεν μπορούν να δημοσιεύσουν γρήγορα αλλαγές στο ωρολόγιο πρόγραμμα και οι γονείς δεν μπορούν να βρουν τα σχετικά έγγραφα. Σε αυτή την περίπτωση, οι προτεραιότητες αλλάζουν ριζικά.
Σε αυτό το στάδιο αξίζει επίσης να αποφασιστεί η δομή του περιεχομένου. Με άλλα λόγια, όχι τι θα γράψετε, αλλά πού θα τοποθετηθεί το καθετί. Αν δεν το κάνετε αυτό στην αρχή, αργότερα θα προκύψει η κλασική κατάσταση: «προσθέστε ακόμα μία ενότητα», «μετακινήστε το αυτό πιο ψηλά», «θα μπορούσαμε να προσθέσουμε ακόμα ένα στοιχείο μενού εδώ;». Στο τέλος, το μενού αρχίζει να μοιάζει με ντουλάπα αποθήκευσης μετά από ανακαίνιση.
2. Επιλογή προμηθευτή: κοιτάξτε πέρα από την τιμή και τα ωραία δείγματα
Μόλις οι ανάγκες γίνουν πιο σαφείς, έρχεται η ώρα να επιλέξετε συνεργάτη. Εδώ είναι συχνά δελεαστικό να λάβετε προσφορές όσο το δυνατόν γρηγορότερα και να τις συγκρίνετε σε έναν πίνακα. Αυτό είναι φυσιολογικό. Παρόλα αυτά, η τιμή από μόνη της λέει πολύ λίγα πράγματα.
Αν δημιουργείτε έναν ιστότοπο για τον δημόσιο τομέα, ο προμηθευτής χρειάζεται να κατανοεί όχι μόνο τον σχεδιασμό, αλλά και τη λογική των ίδιων των φορέων: τις προς δημοσίευση πληροφορίες, τη δομή των εγγράφων, τους διαφορετικούς ρόλους χρηστών, τις απαιτήσεις προσβασιμότητας και τη μακρά διάρκεια ζωής του περιεχομένου. Ο ιστότοπος ενός σχολείου, ενός μουσείου και ενός δήμου δεν είναι ίδιοι, ακόμη και αν εξωτερικά μπορεί να φαίνονται παρόμοιοι.
Τι να προσέξετε κατά την επιλογή προμηθευτή
- Έχει εργαστεί ο προμηθευτής με τον δημόσιο τομέα στο παρελθόν; Η εμπειρία έχει σημασία εδώ, καθώς δαπανάται λιγότερος χρόνος για την εξήγηση βασικών ζητημάτων.
- Πώς μοιάζει η διαδικασία εργασίας τους; Θα υπάρχουν σαφή στάδια, προθεσμίες και υπεύθυνα άτομα;
- Τι συμβαίνει μετά την έναρξη λειτουργίας; Θα έχετε υποστήριξη αν χρειαστούν αλλαγές ή συμβουλευτική καθοδήγηση;
- Θα είναι εύκολο να διαχειρίζεστε το περιεχόμενο μόνοι σας; Ένα εύχρηστο σύστημα διαχείρισης περιεχομένου είναι συχνά πιο σημαντικό από ένα εντυπωσιακό εφέ κίνησης στην αρχική σελίδα.
- Ανταποκρίνεται η προσφορά στις πραγματικές σας ανάγκες; Αν ζητήσατε σαφή δομή εγγράφων και λάβατε πολλά λόγια για οπτικά εφέ, αξίζει να το προσέξετε.
Πολλοί φορείς ρωτούν επίσης για την πλατφόρμα. Συχνά επιλέγεται ένας ιστότοπος WordPress επειδή είναι εύχρηστος στη διαχείριση, το προσωπικό μπορεί να εκπαιδευτεί εύκολα και η ενημέρωση του περιεχομένου δεν εξαρτάται από έναν μόνο προγραμματιστή. Όμως το βασικό δεν είναι το ίδιο το όνομα, αλλά το αν η ομάδα σας θα είναι σε θέση να εργάζεται αυτόνομα μετά το έργο.
Μια καλή ερώτηση προς τον προμηθευτή δεν θα ήταν «ποιο σύστημα χρησιμοποιείτε;», αλλά «πώς θα μπορεί ένας υπάλληλός μας να αναρτά μια είδηση, να αλλάζει το ωράριο λειτουργίας ή να προσθέτει ένα έγγραφο PDF;». Αν η απάντηση είναι σαφής και κατανοητή σε κάποιον που δεν είναι ειδικός πληροφορικής, κινείστε προς τη σωστή κατεύθυνση.
3. Σχεδιασμός: όχι διαγωνισμός ομορφιάς, αλλά δοκιμασία σαφήνειας
Ένας ιστότοπος του δημόσιου τομέα πρέπει πρωτίστως να είναι κατανοητός. Οι άνθρωποι δεν έρχονται για να τον θαυμάσουν, αλλά για να βρουν πληροφορίες. Αν ένας δημότης δεν μπορεί να βρει μια αίτηση ή οι γονείς δεν βρίσκουν τη διαδικασία εγγραφής, το πρόβλημα δεν είναι η έλλειψη προσοχής τους. Το πρόβλημα είναι ο ιστότοπος.
Στο στάδιο του σχεδιασμού, αξίζει να σκεφτείτε πραγματικά σενάρια χρήσης. Για παράδειγμα, τι βλέπει κάποιος όταν ανοίγει τον ιστότοπο από κινητό; Μπορεί να βρει αμέσως στοιχεία επικοινωνίας; Είναι σαφές πού πρέπει να αναζητήσει έγγραφα; Είναι το ημερολόγιο εκδηλώσεων κατανοητό και για έναν επισκέπτη μεγαλύτερης ηλικίας;
Τι κάνει καλό τον σχεδιασμό του ιστοτόπου ενός φορέα
- Μια σαφής αφετηρία. Η πρώτη οθόνη δείχνει τις σημαντικότερες πληροφορίες και τις κύριες διαδρομές πλοήγησης.
- Ένα τακτοποιημένο μενού. Όχι 14 στοιχεία σε μία σειρά, αλλά μια λογική δομή.
- Ευχρηστία σε κινητό. Ένα μεγάλο ποσοστό επισκεπτών προέρχεται από κινητές συσκευές.
- Ευανάγνωστο περιεχόμενο. Κατάλληλα μεγέθη γραμματοσειράς, καθαρά διαστήματα, κατανοητά κουμπιά.
- Προσβασιμότητα. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι διαθέσιμες στο ευρύτερο δυνατό φάσμα ανθρώπων.
Για παράδειγμα, ένα πολιτιστικό κέντρο μπορεί να επιθυμεί έντονη οπτική έμφαση στις εκδηλώσεις, ενώ για μια κλινική είναι πιο σημαντικό ο ασθενής να βλέπει αμέσως πληροφορίες εγγραφής, στοιχεία επικοινωνίας τμημάτων και το ωράριο λειτουργίας. Και οι δύο περιπτώσεις είναι σωστές, απλώς διαφέρουν οι προτεραιότητες.
Σε αυτό το στάδιο αξίζει να θυμάστε έναν απλό κανόνα: αν κάθε τμήμα θέλει να βρίσκεται «στο προσκήνιο», τελικά τίποτα δεν μένει στο προσκήνιο. Κάποιος θα πρέπει παρόλα αυτά να αποφασίσει τι έχει τη μεγαλύτερη σημασία για τον επισκέπτη.
4. Δημιουργία περιεχομένου: εδώ συνήθως κολλάνε τα έργα
Η δημιουργία ενός νέου ιστοτόπου συχνά μοιάζει με εργασία σχεδιασμού και προγραμματισμού. Στην πραγματικότητα, το περιεχόμενο απαιτεί τον περισσότερο χρόνο. Πρέπει να ελεγχθούν οι παλιές πληροφορίες, να επιλεγεί ό,τι είναι επίκαιρο, να ξαναγραφτούν κείμενα, να οργανωθούν έγγραφα, να τυποποιηθούν οι ονομασίες των ενοτήτων, να συγκεντρωθούν φωτογραφίες, να διασταυρωθούν τα στοιχεία επικοινωνίας.
Αν αυτό το στάδιο αφεθεί για το τέλος, τα χρονοδιαγράμματα αρχίζουν να ξεφεύγουν. Όχι επειδή κάποιος δεν κάνει καλά τη δουλειά του, αλλά επειδή στους φορείς το περιεχόμενο συνήθως βρίσκεται σε διαφορετικούς υπολογιστές, σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σε συρτάρια — μερικές φορές κυριολεκτικά.
Πώς να προετοιμάσετε περιεχόμενο χωρίς χάος
- Ορίστε υπεύθυνα άτομα. Σπάνια ένα άτομο συγκεντρώνει τα πάντα από όλα τα τμήματα.
- Αποφασίστε τι θα μεταφερθεί στον νέο ιστότοπο και τι όχι. Δεν χρειάζεται να μεταφερθούν τα πάντα αυτόματα.
- Γράψτε για τους ανθρώπους, όχι για εσάς τους ίδιους. Ο τίτλος «Διαδικασία εφαρμογής του μοντέλου επιχειρησιακής οργάνωσης» μπορεί να είναι ακριβής, αλλά λέει πολύ λίγα σε έναν επισκέπτη.
- Τυποποιήστε τη μορφή. Αν σε ένα σημείο αναγράφεται «Επικοινωνία» και σε ένα άλλο «Στοιχεία και πληροφορίες επικοινωνίας», δημιουργείται σύγχυση.
- Ελέγξτε αν είναι επικαιροποιημένο. Τα παρωχημένα στοιχεία επικοινωνίας του προσωπικού ή τα μη έγκυρα έγγραφα προκαλούν μεγαλύτερη ζημιά από μια κενή σελίδα.
Ένα καλό παράδειγμα είναι μια βιβλιοθήκη η οποία, αντί για ένα μακροσκελές κείμενο ιστορικού στην αρχή, προτάσσει αυτά που αναζητούν συχνότερα οι επισκέπτες: ωράριο λειτουργίας, παραρτήματα, εκδηλώσεις και πληροφορίες για την κάρτα αναγνώστη. Το ιστορικό παραμένει στον ιστότοπο, αλλά δεν αποκρύπτει πλέον τα σημαντικότερα πράγματα.
Αν η ανάπτυξη ιστοτόπων σχεδιάζεται σε βάθος, αξίζει να συμφωνηθεί το ύφος του περιεχομένου εξαρχής. Ορισμένες ενότητες προτιμούν ένα επίσημο ύφος, άλλες γράφονται πιο απλά. Για τον αναγνώστη, αυτό μοιάζει σαν ο ιστότοπος πολλών διαφορετικών φορέων σε μία σελίδα.
5. Έλεγχος: εντοπίστε προβλήματα πριν από τους επισκέπτες
Όταν ο ιστότοπος είναι σχεδόν έτοιμος, υπάρχει ο πειρασμός να τεθεί σε λειτουργία όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Ωστόσο, ένας τελικός έλεγχος συχνά σας γλιτώνει από πολύ πρακτικά προβλήματα: μη λειτουργικούς συνδέσμους, λάθος στοιχεία επικοινωνίας, χαμένα έγγραφα, σελίδες που φαίνονται περίεργες σε κινητό.
Ο έλεγχος δεν πρέπει να είναι μόνο τεχνικός. Αξίζει να καλέσετε μερικά άτομα από τον φορέα και να τους αναθέσετε απλές εργασίες. Για παράδειγμα:
- Να βρουν τη διαδικασία εγγραφής σε λιγότερο από ένα λεπτό.
- Να βρουν τον αριθμό τηλεφώνου ενός συγκεκριμένου τμήματος από κινητό.
- Να ανοίξουν το πιο πρόσφατο έγγραφο και να ελέγξουν αν είναι το σωστό.
- Να αναρτήσουν μια είδηση ή εκδήλωση σε δοκιμαστικό περιβάλλον.
Αυτού του είδους ο έλεγχος δείχνει γρήγορα αν ο ιστότοπος είναι κατανοητός όχι μόνο σε όσους τον δημιούργησαν. Αν η γραμματεία δεν μπορεί να βρει πού αλλάζει το ωράριο λειτουργίας, τα πράγματα δεν θα βελτιωθούν μαγικά μετά την έναρξη λειτουργίας.
Είναι επίσης σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το σύστημα διαχείρισης περιεχομένου είναι εύχρηστο για τις καθημερινές εργασίες. Όχι στη θεωρία, αλλά στην πράξη. Μπορεί ένα άτομο, χωρίς μακρά εκπαίδευση, να ανεβάσει ένα νέο PDF, να επεξεργαστεί κείμενο, να αλλάξει μια φωτογραφία; Αν κάθε μικρή αλλαγή απαιτεί να γράφετε στον προμηθευτή, ο ιστότοπος θα αρχίσει γρήγορα να παλιώνει.
6. Έναρξη λειτουργίας: όχι η γραμμή τερματισμού, αλλά η αρχή της εργασίας
Η έναρξη λειτουργίας του ιστοτόπου συχνά μοιάζει με την κύρια στιγμή του έργου. Εν μέρει είναι. Αλλά η πραγματική αξία εμφανίζεται αργότερα, όταν ο ιστότοπος γίνεται ένα καθημερινό εργαλείο και όχι ένα μεμονωμένο έργο.
Πριν από την έναρξη λειτουργίας, αξίζει να περάσετε από τη λίστα ελέγχου άλλη μία φορά:
- Έχουν συμπληρωθεί όλες οι κύριες σελίδες;
- Είναι σωστά τα στοιχεία επικοινωνίας και το ωράριο λειτουργίας;
- Δεν οδηγούν πλέον οι παλιοί σύνδεσμοι σε σφάλματα;
- Γνωρίζει το προσωπικό πώς να ενημερώνει το περιεχόμενο;
- Είναι σαφές ποιος στον φορέα είναι υπεύθυνος για τη συντήρηση του ιστοτόπου;
Μετά την έναρξη λειτουργίας, αξίζει να οριστεί μια απλή εσωτερική διαδικασία. Ποιος ελέγχει τα νέα; Ποιος είναι υπεύθυνος για την ενότητα των εγγράφων; Ποιος συντηρεί τα στοιχεία επικοινωνίας του προσωπικού; Ποιος επανεξετάζει τις πληροφορίες πριν από την έναρξη της σχολικής χρονιάς ή πριν από μια μεγαλύτερη περίοδο εκδηλώσεων; Χωρίς αυτό, ακόμη και ένας καλοφτιαγμένος ιστότοπος WordPress μπορεί να αρχίσει να δείχνει παραμελημένος μετά από λίγους μήνες.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στον δημόσιο τομέα, επειδή ο ιστότοπος αποτελεί συχνά την πρώτη επαφή με τον φορέα. Ο πολίτης δεν έχει τηλεφωνήσει ακόμη, δεν έχει προσέλθει, δεν έχει στείλει e-mail — άνοιξε πρώτα τη σελίδα. Και αν βρει εκεί μια παρωχημένη ανακοίνωση για την περσινή εκδήλωση, η εντύπωση διαμορφώνεται πολύ γρήγορα.
Συμπερασματικά: ένας καλός ιστότοπος διευκολύνει την εργασία, δεν δημιουργεί πρόσθετη
Αν όλα έπρεπε να συνοψιστούν σε μία ιδέα, αυτή θα ήταν απλή: το ερώτημα πώς να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο θα πρέπει να ξεκινά όχι από την τεχνολογία, αλλά από τους ανθρώπους και τις καθημερινές καταστάσεις. Ποιος θα αναζητά πληροφορίες; Ποιος θα τις ενημερώνει; Τι συμβαίνει όταν χρειάζεται να αλλάξετε επειγόντως το ωράριο λειτουργίας, να αναρτήσετε την απόφαση του διευθυντή ή να δημοσιεύσετε τη δήλωση συμμετοχής σε μια εκδήλωση;
Μια σωστή διαδικασία μοιάζει συνήθως ως εξής: οι ανάγκες προσδιορίζονται με σαφήνεια, ο συνεργάτης επιλέγεται προσεκτικά, δημιουργείται μια σαφής δομή, προετοιμάζεται επιμελημένο περιεχόμενο, ελέγχονται τα πάντα διεξοδικά και μόνο τότε τίθεται σε λειτουργία. Χωρίς βιασύνη εκεί όπου τα προβλήματα θα ήταν μεγαλύτερα αργότερα.
Δεν έχει σημασία αν πρόκειται για ιστότοπο σχολείου, μουσείου, βιβλιοθήκης ή δήμου — ο στόχος είναι ο ίδιος. Ο χρήστης να βρίσκει γρήγορα αυτό για το οποίο ήρθε, και το προσωπικό να μην χρειάζεται να παλεύει με το σύστημα κάθε φορά. Αν συμβαίνει αυτό, ο ιστότοπος έχει υλοποιηθεί σωστά.