Το Γενικό Εμπορικό Μητρώο (Γ.Ε.ΜΗ.) και ο ρόλος του στην ψηφιοποίηση του δημόσιου τομέα
Το Γενικό Εμπορικό Μητρώο (Geniko Emporiko Mitroo, Γ.Ε.ΜΗ.) είναι το επίσημο επιχειρηματικό μητρώο της Ελλάδας. Σύμφωνα με την Ευρωπαϊκή Πύλη e-Justice, συστάθηκε με τον Νόμο 3419/2005, τέθηκε σε λειτουργία στις 4 Απριλίου 2011 και πλέον διέπεται από τον Νόμο 4919/2022. Καταγράφει τις δημοσιεύσεις εταιρειών και άλλων επιχειρήσεων, και ο ιστότοπός του λειτουργεί ως η «Εθνική Εφημερίδα για τη δημοσίευση εμπορικών πληροφοριών». Το Μητρώο δημιουργήθηκε ως ψηφιακό μητρώο και τηρεί τα έγγραφα και τα δεδομένα που υποβάλλουν οι επιχειρήσεις σε ψηφιακή μορφή.
Η Ελλάδα δεν διαθέτει έναν ενιαίο φορέα που να διαχειρίζεται όλα τα βασικά μητρώα. Το Ενημερωτικό Δελτίο Ψηφιακής Δημόσιας Διοίκησης της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την Ελλάδα (2024) απαριθμεί, μεταξύ άλλων, το Φορολογικό Μητρώο που διαχειρίζεται η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ, IAPR), το Εθνικό Κτηματολόγιο που διαχειρίζεται το Ελληνικό Κτηματολόγιο, και το Γ.Ε.ΜΗ. για τις εταιρείες. Το ίδιο ενημερωτικό δελτίο αναφέρει ότι το Γ.Ε.ΜΗ. επικοινωνεί με άλλες βάσεις δεδομένων μέσω του Εθνικού Κέντρου Διαλειτουργικότητας με τη χρήση τεχνολογίας API. Για δήμους, σχολεία, βιβλιοθήκες και μουσεία που συναλλάσσονται καθημερινά με προμηθευτές, δικαιούχους επιχορηγήσεων και συνεργάτες, το Γ.Ε.ΜΗ. είναι το μητρώο που συναντούν συχνότερα.
Πώς τα δεδομένα του Γ.Ε.ΜΗ. βοηθούν τους δημόσιους φορείς
Ο έλεγχος των επίσημων εταιρικών δεδομένων μειώνει τη χειροκίνητη εργασία και τα λάθη. Ένας δήμος μπορεί να επιβεβαιώσει την κατάσταση ενός προμηθευτή πριν από την υπογραφή μιας σύμβασης, ένα σχολείο μπορεί να ελέγξει τα στοιχεία μιας εταιρείας που υλοποιεί ένα έργο μαζί του, και μια βιβλιοθήκη ή ένα μουσείο μπορεί να επαληθεύσει έναν εταίρο, χορηγό ή ανάδοχο. Οι καλά σχεδιασμένες διαδικασίες υποστηρίζουν επίσης την αρχή «μόνον άπαξ», σύμφωνα με την οποία οι πολίτες δεν θα πρέπει να παρέχουν τα ίδια δεδομένα σε διαφορετικές αρχές ξανά και ξανά.
Οι αναζητήσεις πραγματοποιούνται στον ιστότοπο του Μητρώου, και απαιτείται μόνο ένα από τα ακόλουθα: ο αριθμός φορολογικού μητρώου (Α.Φ.Μ.), ο αριθμός Γ.Ε.ΜΗ., η επωνυμία της εταιρείας ή ο διακριτικός τίτλος. Σύμφωνα με την Πύλη e-Justice, τα ακόλουθα στοιχεία διατίθενται δωρεάν στον ιστότοπο του Μητρώου και μέσω του Συστήματος Διασύνδεσης Μητρώων Επιχειρήσεων της ΕΕ (BRIS): η επωνυμία της εταιρείας, οι διακριτικοί τίτλοι και η νομική μορφή· η καταστατική έδρα· ο αριθμός Μητρώου και ο ευρωπαϊκός μοναδικός ταυτοποιητής (EUID)· η κατάσταση της εταιρείας, για παράδειγμα ενεργή, υπό εκκαθάριση ή διαγραμμένη· ο σκοπός της· τα στοιχεία των μελών της διοίκησής της· καθώς και δεδομένα σχετικά με υποκαταστήματα σε άλλες χώρες της ΕΕ. Τα επίσημα πιστοποιητικά και αντίγραφα εγγράφων εκδίδονται ηλεκτρονικά έναντι αμοιβής.
Κύρια οφέλη από τη χρήση επίσημων δεδομένων μητρώου
- Πιο ακριβή δεδομένα. Τα δεδομένα προέρχονται από το επίσημο μητρώο, επομένως ο κίνδυνος λαθών μειώνεται. Αυτό έχει σημασία για τους δημόσιους φορείς, οι οποίοι πρέπει να εργάζονται με αξιόπιστες, επίκαιρες πληροφορίες.
- Λιγότερη διοικητική εργασία. Όταν η αναζήτηση ή ο έλεγχος των εταιρικών δεδομένων γίνεται σε ένα βήμα, το προσωπικό αφιερώνει λιγότερο χρόνο στην εκ νέου πληκτρολόγηση και επαλήθευση και περισσότερο χρόνο στην ποιότητα των υπηρεσιών.
- Καλύτερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Οι φόρμες μπορούν να ζητούν έναν αριθμό φορολογικού μητρώου ή αριθμό Γ.Ε.ΜΗ. και να τον επαληθεύουν, αντί να ζητούν από τους αιτούντες να πληκτρολογούν κάθε λεπτομέρεια χειροκίνητα. Αυτό βελτιώνει την εμπειρία χρήστη και μειώνει τα λάθη σε αιτήσεις και εγγραφές.
- Διασυνοριακή συνέπεια. Μέσω του BRIS, το οποίο το Άρθρο 22 της Οδηγίας (ΕΕ) 2017/1132 ονομάζει σύστημα διασύνδεσης των μητρώων, το Γ.Ε.ΜΗ. συνδέεται με τα επιχειρηματικά μητρώα των άλλων χωρών της ΕΕ, γεγονός που βοηθά όταν ένας προμηθευτής ή συνεργάτης είναι εγγεγραμμένος σε άλλη χώρα της ΕΕ.
Προστασία δεδομένων, ΓΚΠΔ (GDPR) και συμμόρφωση
Τα δεδομένα του μητρώου αφορούν κυρίως εταιρείες, αλλά περιλαμβάνουν επίσης φυσικά πρόσωπα, όπως μέλη διοίκησης και εταίρους. Όταν ένας δημόσιος φορέας χρησιμοποιεί αυτά τα δεδομένα στα συστήματά του, οφείλει να τηρεί τον ΓΚΠΔ (GDPR): να καθορίζει τον σκοπό και τη νομική βάση, να ελέγχει ποιος έχει πρόσβαση και να επεξεργάζεται μόνο τα δεδομένα που πραγματικά χρειάζεται μια συγκεκριμένη υπηρεσία.
Η ασφάλεια των πληροφοριών έχει εξίσου μεγάλη σημασία. Οι ιστότοποι και τα εργαλεία αυτοεξυπηρέτησης του δημόσιου τομέα οφείλουν να μεταφέρουν δεδομένα με ασφάλεια, να διαχειρίζονται σωστά τις ενέργειες των χρηστών και να τις καταγράφουν σε αρχεία καταγραφής. Στην πράξη αυτό σημαίνει προσεκτικό σχεδιασμό διασύνδεσης, έλεγχο πρόσβασης, σαφή επαλήθευση ταυτότητας χρηστών και τακτική συντήρηση.
Προσβασιμότητα και εμπειρία χρήστη
Οι λύσεις που χρησιμοποιούν δεδομένα μητρώου πρέπει επίσης να είναι προσβάσιμες. Οι ιστότοποι και οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες του δημόσιου τομέα πρέπει να είναι κατανοητοί και χρησιμοποιήσιμοι από άτομα με διαφορετικές ανάγκες: σαφείς φόρμες, λογική δομή, επαρκής αντίθεση, πλοήγηση με πληκτρολόγιο και συμβατότητα με υποστηρικτικές τεχνολογίες (δείτε προσβασιμότητα WCAG).
Μια καλή αναζήτηση δεδομένων δεν πρέπει ποτέ να δυσκολεύει τον χρήστη. Θα πρέπει να βοηθά έναν κάτοικο ή μια επιχείρηση να υποβάλει μια αίτηση ταχύτερα, να βρει αυτό που χρειάζεται και να αποφύγει περιττά βήματα. Γι’ αυτό τα τεχνικά χαρακτηριστικά πρέπει να συνδυάζονται με σαφές περιεχόμενο, απλές περιγραφές πεδίων και μια συνεπή διαδρομή χρήστη.
Πότε πρέπει να προγραμματίσετε τη χρήση δεδομένων του Γ.Ε.ΜΗ.;
Αξίζει να το προγραμματίσετε όταν ο φορέας σας εργάζεται τακτικά με επίσημα εταιρικά δεδομένα, για παράδειγμα σε δημόσιες συμβάσεις, επιχορηγήσεις, σύμφωνα συνεργασίας ή υπηρεσίες προς επιχειρήσεις. Εάν το προσωπικό ελέγχει διαρκώς στοιχεία χειροκίνητα, εισάγει τα ίδια δεδομένα δύο φορές ή αντιμετωπίζει ανακρίβειες, μια δομημένη αναζήτηση μπορεί να κάνει τις διαδικασίες αισθητά πιο αποδοτικές. Η πρόσβαση σε υπηρεσίες δεδομένων μεταξύ δημόσιων συστημάτων πραγματοποιείται μέσω των αρμόδιων φορέων με τους δικούς τους όρους, επομένως ελέγξτε τι είναι διαθέσιμο για τον φορέα σας πριν σχεδιάσετε τη λύση.
Το Γ.Ε.ΜΗ. και τα υπόλοιπα ελληνικά βασικά μητρώα αποτελούν βασικό μέρος των ψηφιακών δημόσιων υποδομών της χώρας. Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, βοηθούν τους δημόσιους φορείς να εργάζονται πιο αποτελεσματικά, να προσφέρουν καλύτερες υπηρεσίες και να διατηρούν ακριβή δεδομένα, κάτι που απαιτεί επίσης μια υπεύθυνη προσέγγιση όσον αφορά την ασφάλεια, τον ΓΚΠΔ (GDPR), την προσβασιμότητα και τη νομική συμμόρφωση. Αποτελούν ένα από τα βασικά δομικά στοιχεία της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.