Σύστημα διαχείρισης εγγράφων για τον δημόσιο τομέα
Το Tobalt Documents θα σας βοηθήσει να διαχειρίζεστε τα έγγραφα του φορέα σας σε ένα μέρος. Εδώ θα βρίσκετε εύκολα πού βρίσκεται κάθε έγγραφο, πότε λήγει και ποιες ενέργειες έχουν γίνει σε αυτό. Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό από το κινητό σας. Αυτό συμβάλλει στη μείωση των λαθών και στην εξοικονόμηση χρόνου.
Βασικά χαρακτηριστικά
Μεταφόρτωση και κατηγοριοποίηση εγγράφων
Μεταφορτώστε έγγραφα και αντιστοιχίστε τους κατηγορίες, ετικέτες και άλλες σημαντικές πληροφορίες, ώστε τα πάντα να είναι σαφώς οργανωμένα.
Υπενθυμίσεις περιόδου ισχύος
Ορίστε προθεσμίες για διάφορα έγγραφα και λάβετε ειδοποιήσεις όταν πλησιάζει η επανεξέταση ή η λήξη τους.
Προβολή ιστορικού ενεργειών
Δείτε το πλήρες ιστορικό ενός εγγράφου: ποιος το μεταφόρτωσε, πότε έγιναν αλλαγές και ποιες ενέργειες πραγματοποιήθηκαν.
Άνετη προβολή σε διάφορες συσκευές
Χρησιμοποιήστε το σύστημα στο γραφείο σας, σε μια συνάντηση ή σε μετακίνηση — οι πληροφορίες των εγγράφων εμφανίζονται καθαρά και σε μικρότερες οθόνες.
Τι κερδίζει ο φορέας σας
Δείτε ποια έγγραφα χρειάζονται επικαιροποίηση
Ορίστε περιόδους ισχύος και λάβετε έγκαιρες υπενθυμίσεις για έγγραφα που πρέπει να επανεξεταστούν, να παραταθούν ή να αντικατασταθούν.
Βρείτε το έγγραφο που χρειάζεστε σε λίγες στιγμές
Χρησιμοποιήστε κατηγορίες, ετικέτες και αναζήτηση για να βρίσκετε γρήγορα συμβάσεις, πιστοποιητικά, διαδικασίες, αποφάσεις ή άλλα σημαντικά αρχεία.
Παρακολουθήστε ποιος έκανε αλλαγές και πότε
Δείτε το ιστορικό ενεργειών και πληροφορηθείτε ποιος μεταφόρτωσε, επεξεργάστηκε, τροποποίησε ή επικαιροποίησε ένα έγγραφο.
Εργαστείτε με έγγραφα και από το κινητό σας
Δείτε λίστες εγγράφων, καρτέλες και βασικές πληροφορίες με άνεση τόσο σε υπολογιστή όσο και σε κινητή συσκευή.
Σε ποιους απευθύνεται
Για δήμους και τις υπηρεσίες τους
Κατάλληλο για δήμους, περιφερειακά γραφεία και υπηρεσίες που διαχειρίζονται αποφάσεις, συμβάσεις, εσωτερικές διαδικασίες, πιστοποιητικά και άλλα διοικητικά έγγραφα.
Για εκπαιδευτικά ιδρύματα
Κατάλληλο για σχολεία, γυμνάσια-λύκεια, νηπιαγωγεία και κέντρα επαγγελματικής κατάρτισης που επιθυμούν να διατηρούν προγράμματα σπουδών, διαδικασίες, αιτήσεις και εσωτερικά έγγραφα σε ένα σημείο.
Για πολιτιστικούς και κοινωνικούς φορείς
Κατάλληλο για βιβλιοθήκες, μουσεία, πολιτιστικά κέντρα και αίθουσες εκδηλώσεων που διαχειρίζονται έγγραφα για εκδηλώσεις, έργα, συνεργασίες και δράσεις.
Για φορείς υγείας
Κατάλληλο για εξωτερικά ιατρεία, γραφεία δημόσιας υγείας και άλλους φορείς που επιθυμούν να διατηρούν σε τάξη εσωτερικές διαδικασίες, συγκαταθέσεις, πιστοποιητικά και άλλα επιχειρησιακά έγγραφα.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς ξεκινάμε να χρησιμοποιούμε αυτό το άρθρωμα;
Βοηθάμε στην προετοιμασία της λύσης για τις ανάγκες του φορέα σας και διασφαλίζουμε ότι το προσωπικό μπορεί να αρχίσει να τη χρησιμοποιεί χωρίς περίπλοκη τεχνική προετοιμασία.
Μπορούμε να διαχειριζόμαστε έγγραφα για περισσότερα τμήματα;
Ναι, αυτό το σύστημα μπορεί να προσαρμοστεί για περισσότερα τμήματα ή φορείς, ώστε τα έγγραφα να διαχωρίζονται σαφώς κατά δομή, κατηγορία ή υπεύθυνο πρόσωπο.
Μας βοηθάτε στα πρώτα βήματα με το σύστημα;
Ναι, σας βοηθάμε να προετοιμαστείτε για την εργασία με αυτή την ενότητα, απαντάμε στις ερωτήσεις σας και σας υποστηρίζουμε ώστε να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τη λύση ομαλά στον φορέα σας.
Θα σας δείξουμε πώς θα λειτουργούσε στον φορέα σας
Πείτε μας ποιον φορέα εκπροσωπείτε. Θα επικοινωνήσουμε μαζί σας και θα κανονίσουμε μια σύντομη κλήση.
- Απαιτείται
- WordPress 5.0+, PHP 7.4+
- Δεδομένα
- Συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ (GDPR), τα δεδομένα αποθηκεύονται στη Λιθουανία